případová studie - ministerstvo financí čr - evidei

260 úřadů inventarizuje majetek rychleji díky našemu systému

Řešení pro evidence a inventarizaci majetku, dodávka mobilních zařízení pro sběr dat a spotřební materiál

 

zákazník

Finanční ředitelství, Ministerstvo financí a Generální ředitelství cel České republiky.

Původní stav a potřeba změny

Před r. 1995 se dlouhodobý hmotný majetek inventarizoval již zastaralým nevyhovujícím způsobem - pomocí tužky a papíru. Pracovníci kontrolovali jednotlivé místnosti a každý předmět z inventáře dohledávali na papírové sestavě a zapisovali stav. Data pak ručně zadávali do systému. Tato praxe byla příliš zdlouhavá a při velikosti budov úřadů zabrala zaměstnancům vždy  několik týdnů v roce, nemluvě o záměnách vzniklých při přepisu dat z tištěných sestav zpět do počítače.

Řešení 

Již v roce 1995 zavedlo první Finanční ředitelství systém K.asset (evidenci majetku pomocí čárových kódů) z důvodu usnadnění, zrychlení a zmodernizování celého procesu a pro větší kontrolu nad majetkem. Díky dobrým zkušenostem se připojily v následujících letech další úřady z resortu Ministerstva financí. Do r. 2006 bylo řešení evidence majetku K.asset implementováno celkem na rekordním počtu 260 úřadů. Jedná se o všechna Finanční ředitelství, Generální ředitelství cel a Ministerstvo financí. Označeno bylo přes 1,5 milionu (!) položek hmotného i nehmotného majetku.

Přínosy řešení

  • Rychlost – čas nutný na inventarizaci se snížil pro dané množství položek zhruba o 60 %
  • Přesnost – zásadní omezení chybovosti díky eliminaci ručního přepisu dat, chybovost se snížila zhruba o 80 %
  • Přehlednost – snadné dohledání chybějícího nebo nově nalezeného majetku apod
  • Nižší pracnost – jednoduché zpracování, přenosy, sestavy a zjištění výsledku inventarizace
  • Lepší zabezpečení majetku – zamezení machinacím s majetkem díky tříštivým bezpečnostním etiketám Navíc data není možné následně měnit, neboť o každé manipulaci by byl veden záznam. Stejně tak se eviduje, zda data byla sejmuta terminálem nebo byla zadána z klávesnice. Úsporu času lze demonstrovat na příkladu jednoho Finančního ředitelství, kde 130 tisíc položek  inventarizují se systémem K.asset za 10 dní oproti dřívějším 6 týdnům.

Výsledek

260 úřadů a počet inventarizovaných položek od roku 2010 činí 1 500 000 ks. Použili jsme spotřební materiál od Zebra Technologies - tříštivé bezpečnostní etikety včetně mobilních terminálů MC3300. 


 

Výsledek očima zákazníka

Úsporu času lze demonstrovat na příkladu jednoho Finančního ředitelství, kde 130 tisíc položek zinventarizují se systémem od Kodysu za 10 dní oproti dřívějším 6 týdnům. Dnes i pouhá představa, že by se naši zaměstnanci měli zpátky vrátit k ručnímu zapisování a  ohledávání majetku, je nemyslitelná.

Ing. Josef Mudroch
Ministerstvo financí ČR

Zaujal vás tento projekt nebo potřebujete podobné řešení?

Potřebujete poradit?

Kontaktujte nás

Navrhneme řešení na míru.
Poradíme, jak implementovat systém ve vaší firmě.